Bagi Sobat Folio yang memiliki usaha kecil ataupun besar, mengelola bisnis tanpa laporan penjualan atau pembelian akan menyulitkan, bukan?
Pasalnya, laporan tersebut berfungsi untuk memberikan gambaran lengkap tentang hasil penjualan harian, bulanan bahkan tahunan sekaligus berguna dalam mengambil keputusan strategis untuk bisnis Anda kedepannya. Termasuk, menentukan harga barang yang akan di jual, serta metode yang tepat untuk menjual barang.
Untungnya, dengan mengikuti panduan sederhana di bawah ini, Sobat Folio bisa membuat laporan penjualan yang bukan hanya mudah dipahami, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan.
Cara Membuat Laporan Penjualan
Sobat Folio, berikut langkah-langkah membuat laporan penjualan yang bisa Anda terapkan dalam usaha:
Tentukan tujuan laporan
Sebelum Sobat Folio membuat laporan penjualan, sangat penting untuk menetapkan apa tujuan dari pembuatan laporan ini. Apakah ingin melihat performa penjualan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan?
Dengan tujuan yang jelas akan mempermudah mengumpulkan data yang diperlukan untuk kemudian dianalisis.
Kumpulkan data penjualan
Setelah itu, mulai kumpulkan data penjualan yang relevan dengan periode atau tujuan laporan. Data ini bisa meliputi:
- Tanggal transaksi
- Kode order
- Nama barang
- Jumlah barang yang terjual
- Harga jual per barang
- Harga modal barang
- Total pendapatan per transaksi
- Diskon (jika ada)
Tentukan format laporan penjualan
Sebelum menyusun laporan, tentukan format seperti apa yang akan digunakan. Berikut format laporan penjualan yang bisa digunakan antara lain:
- Format table: cocok untuk menyajikan data penjualan secara jelas, detail, terstruktur, mudah dibaca. Format ini akan memudahkan pembaca untuk membandingkan berbagai aspek dari data penjualan.
- Format grafik: cocok untuk menyajikan data bentuk visual. Grafik ini membantu menunjukkan tren penjualan, perbandingan dengan lebih jelas.
- Format gabungan: kombinasi antara format table dan format grafik.
Mulai Menyusun data
Susunlah data yang sudah terkumpul dengan format yang sudah Anda tentukan. Gunakanlah alat bantu pembuat laporan seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.
Buatlah judul laporan terlebih dahulu dengan singkat dan mudah dipahami dan disertai dengan tujuan laporan beserta periode waktunya.
Kemudian, buat kolom-kolom untuk setiap jenis data seperti tanggal, no order, nama barang, jumlah barang, hpp, harga jual, total pendapatan.
Lakukan pengeditan seperti background, jenis font, ukuran font, dan lain sebagainya. Pastikan data laporan penjualan tetap mudah dibaca dan profesional.
Lakukan perhitungan data
Setelah itu, hitung data-data yang telah dikumpulkan untuk dilakukan analisa, seperti:
- Menghitung total penjualan: jumlahkan total penjualan (produk yang terjual dan harganya)
- Penjualan per produk: menghitung penjualan per produk untuk melihat produk yang laris
- Penjualan per bulan: membuat perbandingan penjualan dari bulan ke satu ke bulan berikutnya untuk melihat trend penjualan
Tambahkan visualisasi data (jika ingin)
Anda juga bisa menambahkan visualisasi data untuk memudahkan pembaca dalam memahami informasi. Ada beberapa jenis grafik pada laporan seperti grafik batang, grafik garis, atau pie chart, dan grafik cincin.
Tuliskan kesimpulan dan rekomendasi
Dari laporan penjualan yang telah dibuat, tuliskan hasil kesimpulan yang dapat diambil dari performa tersebut. Jangan lupa untuk menyertakan rekomendasi untuk perbaikan atau strategi untuk penjualan selanjutnya. Misalnya
- Produk yang laris di pasaran dan masih perlu untuk dijual kembali namun lebih ditingkatkan promosinya agar lebih banyak penjualannya
- Produk yang kurang laku dan perlu strategi marketing khusus untuk meningkatkannya
- Potensi pasar baru untuk produk lain
Review dan simpan laporan
Langkah terakhir, jangan lupa untuk menyimpan catatan laporan. Sebelum itu, lakukan pemeriksaan agar tidak ada yang data yang salah atau tertinggal. Laporan penjualan ini bisa Sobat Folio gunakan di masa mendatang.
Isi Laporan Penjualan Sederhana
Berikut ini isi laporan penjualan yang sederhana jika Sobat Folio menggunakan format tabel dan menggunakan alat bantu excel, yaitu:
- Judul dan periode laporan
- Tanggal
- Kode penjualan
- Nama barang
- Jumlah barang
- Harga jual
- Harga modal (HPP)
- Diskon (jika ada)
- Total pendapatan per transaksi
Tips Meningkatkan Akurasi Laporan Penjualan
Membuat laporan penjualan secara manual menggunakan excel terkadang menimbulkan risiko kesalahan penginputan atau penulisan data, misalnya penjualan barang 1 seharusnya 102 tetapi tertulis 101 atau barang 1 terjual 57 namun tertulis di penjualan barang 2. Hal itu bisa terjadi karena human error.
Tapi tak perlu khawatir, Sobat Folio dapat meminimalisir hal tersebut dengan tips di bawah ini:
- Jangan lupa update data secara berkala baik itu harian, mingguan, atau bulanan agar analisis data tetap akurat
- Tanaman pada diri atau bagi Sobat Folio yang memiliki karyawan untuk memahami pentingnya laporan penjualan
- Menggunakan sistem kasir untuk meminimalisir kesalahan penginputan data, dan membantu pembuatan laporan penjualan otomatis sehingga Sobat Folio tidak perlu repot menghabiskan waktu setiap hari untuk membuat laporannya.
Dengan membuat laporan penjualan tentunya akan memudahkan Sobat Folio untuk melihat performa penjualan dan memudahkan pengambilan keputusan yang lebih baik lagi. Namun, pastinya memerlukan usaha yang lebih untuk menyusunnya tiap bulan dan juga harus mencatat penjualan per harinya.
Nah, untuk membantu Sobat Folio membuat laporan dengan otomatis, akurat, up-to-date, dan mudah untuk melakukan analisis hasil usaha. Cari tahu apa saja laporan penjualan apa saja yang harus ada di bisnis Anda di sini:
9 Jenis Laporan Penjualan Foliopos yang Bakal Mempermudah Usaha Anda.
