Apa itu Buku Stok Barang dan Fungsinya Bagi Usaha

Dalam dunia bisnis, terutama bagi usaha kecil dan menengah (UMKM) pengelolaan stok barang sangatlah penting. Dengan begitu adanya buku stok barang akan membantu usaha dalam memastikan ketersediaan barang akan selalu ada di toko dan tercatat dengan baik. Buku stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memantau jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang. Sobat Folio, simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang fungsi dan manfaat buku stok barang bagi toko.

Apa itu Buku Stok Barang

Buku stok barang atau stock book adalah suatu media pencatatan untuk memantau keluar dan masuknya barang di gudang pada suatu perusahaan atau bisnis.

Ada banyak media pencatatan yang bisa Sobat Folio digunakan, diantaranya buku fisik, sheet di Microsoft Excel, atau aplikasi yang menyediakan fitur stok barang.

Pencatatan stok barang ini sangat membantu dalam mempermudah pengecekan jumlah stok, mencegah berbagai masalah seperti kehabisan stok, selisih stok atau bahkan penumpukan stok produk yang tidak diperlukan.

Jadi, setiap kali ada barang yang baru masuk dan keluar dari gudang diwajibkan untuk Sobat Folio mencatat informasi itu dengan jelas dan detail seperti jumlah, tanggal, dan jenis barangnya.

Nah, pencatatan ini dapat Sobat Folio lakukan secara berkala, baik harian maupun bulanan. Buku stok harian dapat digunakan untuk mencatat aktivitas barang yang masuk dan keluar setiap hari. Sedangkan, buku stok bulanan lebih fokus pada periode tertentu atau Sobat Folio mencatat per harinya.

Fungsi Buku Stok Barang

Pada dasarnya, fungsi utama stok barang adalah untuk memberikan gambaran lengkap mengenai pergerakan dan persediaan barang. Akan tetapi, terdapat fungsi – fungsi penting lainnya seperti:

Mencatat pergerakan barang masuk dan keluar

Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa salah satu fungsi utama dari stok barang adalah melihat pergerakan stok. Jadi, mau sekecil apapun pergerakan stok tersebut haruslah dicatat dengan jelas. 

Misalnya, ketika ada barang yang baru tiba dari pemasok, maka buku stok harus diperbaharui berdasarkan jumlah dan detail lainnya.

Sebaliknya, saat ada barang yang terjual atau dimutasi dari gudang, informasi itu juga harus dicatat.

Dengan begitu, tidak ada barang yang masuk dan keluar tanpa adanya pencatatan sehingga stok barang selalu terkontrol dengan baik.

Mencegah kekurangan dan kelebihan stok

Memang dalam menjalankan usaha, mengelola persediaan produk akan menjadi tantangan tersendiri, misalnya seperti terdapat kelebihan dan kekurangan stok.

Namun, adanya buku stok barang ini akan membantu Sobat Folio untuk melihat berapa jumlah stok saat ini yang tersedia.

Misalnya, ada stok barang yang mulai menipis maka Sobat Folio dapat memutuskan untuk membeli kembali barang tersebut ke supplier.

Tetapi, apabila menemukan stok barang yang masih banyak plus stok barang lama, Sobat Folio dapat mengambil langkah untuk melakukan strategi promosi. Ada berbagai banyak cara yang dapat dilakukan untuk menjual stok lama seperti memberikan diskon, membuat bundling produk, dan lainnya. Cari tahu cara menjual stok lama di artikel ini, yuk: 4 Cara Cepat Menjual Stok Lama.

Mencegah adanya kecurangan

Sobat Folio sebagai pemilik usaha, pastinya tidak mau adanya kecurigaan antara pemilik dan pegawai, bukan?

Dengan tersedianya catatan transaksi barang secara rinci, baik barang masuk dan barang keluar dapat memudahkan pemilik untuk memantau apakah ada ketidaksesuaian antara jumlah barang fisik di gudang dengan catatan yang ada di buku stok.

Apabila ditemukan adanya perbedaan hal tersebut bisa langsung ditindaklanjuti oleh Sobat Folio.

Mempermudah proses stock opname

Stock opname adalah proses pemeriksaan fisik atas barang yang ada di gudang guna memastikan jumlah barang yang tercatat sesuai dengan barang fisik.

Nah, adanya buku stok barang akan memperlancar proses ini karena semua barang yang masuk dan keluar sudah tercatat dengan baik dan rapi.

Ketika proses ini dilakukan maka Sobat Folio hanya perlu mencocokkan barang fisik dengan catatan di buku stok. Dengan demikian, stock opname akan berjalan dengan cepat dan efisien.

Manfaat Menggunakan Buku Stok Barang

Usaha yang menggunakan buku stok barang akan memiliki keuntungan yang dapat dirasakan oleh pemilik bisnis atau pegawai.

Sebab, selain sebagai alat untuk mencatat persediaan barang, buku stok dapat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi usaha.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan buku stok barang:

Memudahkan pengambilan keputusan

Dengan buku stok barang, proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Sebab, dari informasi yang ada di buku, Sobat Folio dapat dengan cepat mengetahui kapan saatnya melakukan restock atau mengurangi pembelian terhadap barang tertentu.

Selain itu, Sobat Folio juga bisa melihat mana barang yang laku di pasaran dan mana yang kurang diminati.

Misalnya, jika dalam buku stok terdapat beberapa barang tertentu yang selalu cepat habis, maka Sobat Folio dapat mempertimbangkan untuk membeli barang dalam jumlah banyak atau mencari alternatif pemasok lain dengan harga yang lebih murah.

Meningkatkan operasional perusahaan

Manfaat lain dari buku stok barang yaitu peningkatan efisiensi operasional. Katakanlah ada pelanggan yang menanyakan stok barang A. Dengan adanya catatan persediaan barang, Sobat Folio dapat mengurangi waktu untuk mencari barang, sehingga mempercepat memberikan informasi barang ke pelanggan.

Di samping itu, buku stok juga mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam pengelolaan barang, seperti kehilangan barang.

Memberikan transparansi dalam usaha

Transparansi menjadi hal penting dalam usaha, apalagi dalam pengelolaan stok produk. Dengan adanya buku stok barang, setiap transaksi keluar dan masuknya barang bisa ditelusuri dengan mudah.

Di sisi lain, transparansi ini juga dapat meningkatkan kepercayaan antara pemilik dan pegawai sehingga tidak akan menimbulkan kecurigaan antara satu dengan lainnya.

Dengan adanya buku stok barang tentu akan membantu Sobat Folio dalam menentukan kapan harus membeli barang dan berapa banyak yang perlu dipesan. Namun, sebelumnya Sobat Folio perlu membuat catatan untuk buku stok barang. Yuk, simak cara membuat buku stok barang di artikel ini: Cara Membuat Buku Stok Barang dan Contohnya agar Mudah Dipantau.