DOWNLOAD
Folio Versi Android
Dalam mengelola persediaan barang, salah satu proses yang tidak boleh diabaikan adalah menghitung stok barang secara rutin.
Untuk melakukan proses stock opname, Sobat Folio dapat memulainya dari mempersiapkan segala hal yang diperlukan, melakukan perhitungan fisik, mencocokan data, hingga pelaporan.
Stock opname adalah proses perhitungan fisik barang di gudang atau tempat penyimpanan untuk memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya.
Adapun fungsi utama stock opname, antara lain untuk memastikan kesesuaian antara catatan persediaan barang dan jumlah fisik barang di gudang. Proses ini membantu mengidentifikasi selisih persediaan, baik itu kekurangan atau kelebihan barang, sehingga perusahaan dapat segera menindaklanjutinya.
Proses stock opname biasanya dilakukan oleh tim yang terdiri dari staf gudang, bagian administrasi, atau dalam beberapa kasus, tak jarang perusahaan melibatkan pihak eksternal, seperti auditor, untuk memastikan dan menjamin akurasi dan kejujuran dalam proses perhitungan.
Lantas, kapan stock opname dilakukan? Nah, umumnya stock opname dilaksanakan pada akhir periode akuntansi untuk memastikan laporan keuangan mencerminkan jumlah persediaan yang sebenarnya.
Namun, di beberapa perusahaan juga melakukannya secara berkala, seperti per bulan agar kontrol stok barang tetap terjaga. Akan tetapi, semua kondisi ini tergantung pada kebijakan dan jumlah barang di masing – masing perusahaan
Dengan teknologi yang semakin berkembang, proses stock opname dapat dipermudah dengan menggunakan alat dan teknologi seperti barcode scanner dan sistem manajemen persediaan
Dengan menggunakan barcode scanner, Sobat Folio dapat memindai barcode (kode batang) yang terpasang pada produk sehingga mempercepat pencatatan stok lebih akurat.
Sementara itu, penggunaan aplikasi manajemen stok dapat menyimpan, memantau, dan mengelola persediaan barang secara otomatis.
Aplikasi yang mengelola manajemen stok dapat Sobat Folio temukan pada aplikasi kasir atau aplikasi point of sale atau aplikasi kasir. Softaware kasir sebutan lain dari aplikasi kasir adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola transaksi penjualan.
Biasanya, berisi fitur pencatatan transaksi, manajemen inventaris, pengelolaan pelanggan, hingga laporan penjualan. Cari tahu apa itu software kasir di sini, yuk: Apa yang Dimaksud dengan Software Kasir Online?
Salah satu komponen penting dalam stock opname adalah penggunaan SKU atau Stock Keeping Unit.
Singkatnya, dengan adanya SKU, staff gudang dapat mencatat barang lebih cepat dan mengelompokkan barang dengan benar karena setiap produk memiliki kode uniknya sendiri.
Adapun tujuan stock opname adalah untuk mengidentifikasi perbedaan dalam sistem catatan persediaan dengan jumlah fisik barang yang ada, sehingga perusahaan dapat mengetahui apakah ada kekurangan dan kelebihan barang.
Selain itu, perusahaan atau bisnis juga dapat mendeteksi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan, kerusakan, kadaluarsa, atau kehilangan barang.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam pengelolaan persediaan.
Stock opname memiliki berbagai manfaat penting bagi bisnis, terutama untuk menjadi akurasi persediaan barang. Berikut ini manfaat lain dari stock opname.
Ada berbagai faktor yang menyebabkan perselisihan barang, diantaranya kesalahan pencatatan, kehilangan barang, atau kerusakan selama penyimpanan.
Oleh karena itu, stock opname membantu Sobat Folio untuk mengidentifikasi perbedaan antara pencatatan dengan stok fisik sebenarnya.
Manfaat stock opname lainnya adalah dapat mengetahui stok barang yang hampir habis atau justru menumpuk di gudang.
Dengan data ini, perusahaan dapat menyesuaikan pembelian barang agar tidak terjadi kekurangan yang bisa mengganggu operasional, atau kelebihan stok yang bisa menyebabkan penumpukan bahkan sampai mengalami kerugiaan.
Stock opname tidak hanya mengetahui kesalahan pada pencatatan stok saja, tetapi juga dapat mendeteksi apakah terdapat kendala pada sistem.
Jika ditemukan banyak selisih, hal ini bisa menjadi indikasi adanya masalah dalam sistem inventaris, sehingga perusahaan perlu mengevaluasi apakah kesalahan tersebut berasal dari aplikasi atau faktor human error.
Apabila penyebabnya adalah kesalahan pada sistem, Sobat Folio dapat segera melakukan perbaikan dengan cepat. Namun, jika kesalahan berasal dari pegawai, Sobat Folio bisa memberikan pelatihan yang diperlukan.
Ada beberapa langkah – langkah yang perlu diikuti dalam pelaksanaan stock opname, seperti:
Ketika ingin memulai proses stock opname, Sobat Folio harus menentukan kapan waktu terbaik untuk proses tersebut agar tidak mengganggu waktu operasional sehari – hari. Sobat Folio dapat memilih saat jam operasional berakhir atau pada akhir pekan.
Selain itu, pastikan tidak ada mutasi barang tambahan sejak tutupnya operasional toko hingga proses stock opname selesai, alat pendukung seperti barcode scanner, dan staf yang terlibat juga sudah dipersiapkan.
Jangan lupa untuk menyiapkan stiker atau tag untuk menandakan barang mana saja yang sudah dihitung untuk menghindari kekeliruan dalam perhitungan.
Perhitungan fisik adalah proses inti dimana stock opname dimulai. Akan tetapi, sebelum itu Sobat Folio harus memastikan bahwa transaksi yang berhubungan dengan stok sudah tercatat dalam sistem.
Setelah itu, print informasi stok tersebut untuk dijadikan formulir pencatatan yang dijadikan sebagai pedoman dan berikan juga hasil cetakkan kepada tim accounting dan usahakan orang gudang tidak mengetahui informasi tersebut.
Proses stock opname dimulai, semua barang di gudang dihitung secara manual atau menggunakan barcode scanner.
Setiap item barang dicatat dengan teliti pada formulir untuk memastikan tidak ada barang yang terlewat, dan barang yang sudah dihitung diberi tanda agar tidak terhitung dua kali.
Selanjutnya, lembar formulir yang sudah diisi diberikan kepada tim input untuk dipindahkan ke dalam Microsoft Excel atau aplikasi manajemen persediaan (jika menggunakan aplikasi inventory atau aplikasi kasir).
Bagi Sobat Folio yang menggunakan format Excel, maka rumus harus dapat menghitung selisih antara stok sistem dengan stok perhitungan fisik secara otomatis.
Sedangkan, jika menggunakan aplikasi manajemen inventory, Sobat Folio hanya perlu menyesuaikan template yang ada di aplikasi tersebut.
Setelah data diinputkan, langkah stock opname adalah melihat atau mencocokkan hasilnya dengan data yang ada di sistem.
Jika ada selisih antara stok fisik dan data di sistem, selisih tersebut harus dianalisis lebih lanjut, apakah ada kesalahan dalam metode perhitungan atau ada barang masuk dan keluar yang tidak tercatat.
Jika semua proses selesai, maka semua hasilnya akan diserahkan kepada tim accounting untuk diproses lebih lanjut.
Di samping itu, tahap penyelesaian ini juga mencakup penyusunan laporan atau berita acara bahwa proses stock opname telah selesai dilakukan.
Rumus ini berguna untuk memantau pergerakan stok dan mengetahui apakah ada ketidaksesuaian antara data fisik dan sistem.
Berikut ini adalah rumus sederhana yang bisa digunakan untuk menghitung persediaan barang:
Stok Akhir = (Stok Awal Barang Masuk) - Barang Keluar
Keterangan:
Contoh:
Sebuah toko grosir memiliki stok awal 500 unit produk pada awal bulan. Selama bulan tersebut, toko menerima 200 unit tambahan barang dari pemasok (barang masuk) dan berhasil menjual unit kepada pelanggan (barang keluar), maka perhitungannya adalah:
Jadi, persediaan akhir barang ada sebanyak 350 unit, jumlah persediaan ini harus sama dengan jumlah persediaan barang yang di gudang.
Contoh Laporan Stock Opname Menggunakan Microsoft Excel
Contoh Laporan Stock Opname Menggunakan Aplikasi Kasir Folio POS
Agar proses stock opname berjalan dengan lancar dan menghasilkan data yang akurat, ada beberapa tips yang bisa Sobat Folio gunakan. Langkah-langkah ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan saat proses stock opname berlangsung.
Dengan melakukan stock opname secara rutin, Sobat Folio dapat memastikan data persediaan barang selalu benar dan akurat. Untuk mempermudah proses stock opname, gunakanlah aplikasi kasir yang dirancang khusus untuk usaha.
Aplikasi kasir ini tidak hanya dapat melakukan tugas untuk stock opname saja, namun dapat melacak pergerakan barang, mengelola pesanan, hingga mendapatkan laporan. Cari tahu lebih banyak tentang aplikasi stok barang di sini, yuk: Aplikasi Stok Barang Terbaik untuk Penjualan.
Dalam dunia bisnis, terutama bagi usaha kecil dan menengah (UMKM) pengelolaan stok barang sangatlah penting. Dengan begitu adanya buku stok barang akan
Buku stok barang adalah dokumen yang digunakan untuk memantau keluar dan masuknya barang dari tempat penyimpanan. Disarankan untuk setiap usaha memiliki buku ini untuk memastikan ketersediaan barang selalu ada, sehingga Sobat Folio
Saat menjalankan usaha, sangat penting untuk mengetahui jumlah stok setiap barang. Dengan menggunakan kartu stok barang, Sobat Folio sebagai pemilik usaha dapat dengan mudah memantau pergerakan stok.
