DOWNLOAD
Folio Versi Android
Agar pengelolaan stok barang terkontrol dengan baik maka perlu adanya pembuatan laporan stok barang. Melalui laporan ini, Sobat Folio dapat memantau jumlah barang yang tersedia, memprediksi kebutuhan kembali persediaan, serta mencegah terjadinya kekurangan dan kelebihan barang.
Untuk membuat laporan stok barang, langkah – langkah yang harus dilakukan yaitu mencatat seluruh barang yang ada di gudang, membuat format yang diperlukan, mencatat stok awal, barang keluar, dan barang yang masuk selama periode tertentu.
Sebuah laporan stok barang terdiri dari beberapa elemen penting yang membantu Anda memantau persediaan barang dengan cepat. Elemen – elemen tersebut meliputi:
Tuliskan nama dari judul laporan dan untuk periode kapan.
Nama dari produk yang dibuat dengan jelas dan dapat diberikan deskripsi singkat untuk memudahkan identifikasi.
Kode unik yang berfungsi untuk membedakan antara satu produk dengan produk lainnya, terurama jika ada produk yang serupa namun berbeda variasi saja.
Jumlah barang yang tersedia di awal periode pelaporan. Stok awal ini berfungsi untuk menjadi patokan dalam menghitung stok barang di akhir periode.
Catatan jumlah barang yang diterima atau ditambahkan ke gudang selama periode tersebut.
Jumlah barang yang keluar, baik itu barang yang terjual, digunakan, atau dipindahkan ke gudang atau toko cabang lain.
Hasil dari penambahan stok awal dan pemasukan lalu dikurangi dengan pengeluaran selama periode tersebut. Atau dengan rumus: (Stok Awal Barang Masuk) – Barang Keluar.
Harga per unit barang yang dijual.
Nilai yang didapat dengan mengalikan jumlah stok akhir dengan harga satuan.
Tahapan dalam pembuatan laporan inventaris barang harus disusun secara detail dan sistematis agar laporan yang dihasilkan akurat. Berikut adalah langkah – langkah untuk menyusun laporan stok barang yang efektif:
Langkah pertama dalam membuat laporan stok barang adalah mengidentifikasi barang – barang yang ada di gudang. Sobat Folio dapat mengelompokkan barang berdasarkan jenisnya, misalnya kategori beras, seperti beras beras putih, beras merah, beras porang, beras ketan, dan lain sebagainya. Setelah itu, catat setiap barang dengan memberikan nama, kode, dan dekripsi singkat jia diperlukan. Lakukan seterusnya untuk jenis barang yang lain.
Pilih format laporan yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, jika usaha Sobat Folio masih berskala kecil, maka menggunakan format sederhana seperti tabel di Excel atau Google Sheets bisa digunakan.
Sementara untuk usaha yang lebih besar, akan lebih baik jika menggunakan software inventaris. sebab, software tersebut dapat mengelola inventaris dalam jumlah besar.
Mencatat jumlah stok awal secara akurat sangat penting untuk memastikan laporan stok barang yang dihasilkan benar.
Sebab, stok awal menjadi acuan dalam menghitung stok akhir setelah mengetahui jumlah barang masuk dan keluar selama periode tertentu.
Langkah berikutnya adalah mencatat jumlah barang yang masuk ke dalam gudang selama periode pelaporan. Ini termasuk barang yang diterima dari pemasok dan diproduksi sendiri oleh internal.
Pastikan untuk mencatat dengan lengkap setiap barang yang masuk, termasuk jumlah barang dan tanggal penerimaan agar tidak terjadi kesalahan perhitungan di kemudian hari.
Sama halnya barang masuk, barang yang keluar dari gudang, baik itu karena penjualan, penggunaan untuk kebutuhan produksi, atau kerusakan juga harus dicatat.
Pencatatan harus dilakukan secara rinci yang mencakup jumlah barang, tanggal keluarnya barang, serta alasan barang tersebut keluar.
Setelah mencatat stok awal, barang masuk, dan barang keluar, langkah selanjutnya yaitu menghitung stok akhir. Stok akhir dapat dihitung dengan rumus:
Stok Akhir = (Stok Awal Barang Masuk) – Barang Keluar.
Hasil dari perhitungan stok akhir ini menjadi jumlah barang yang masih tersedia di gudang ada akhir periode pelaporan. Jumlah ini digunakan untuk mengetahui nilai akhir persediaan dan juga mengetahui stok tersebut mencukupi kebutuhan bisnis atau perlu dilakukan pemesanan kembali.
Untuk memastikan data fisik di gudang sama dengan catatan yang ada di laporan, pemrosesan dengan stock opname dapat dilakukan.
Proses ini dapat membantu untuk mengetahui tidak ada selisih atau kesalahan dalam pencatatan, seperti kehilangan barang, kerusakan, atau kesalahan input data.
Jika ditemukan perbedaan antara jumlah fisik dan catatan laporan, maka perlu dilakukan penyesuaian dan investigasi untuk menemukan penyebabnya.
Proses stock opname dilakukan sesuai dengan kebutuhan bisnis, misalnya setiap bulan atau setahun sekali. Yuk, pelajari cara melakukan stock opname di sini: Cara Melakukan Stock Opname di Gudang dengan Tepat.
Setelah laporan stok barang selesai dibuat dan diverifikasi, langkah terakhir dengan menyimpan dan mengarsipkan laporan dengan baik.
Laporan stok barang yang terdokumentasi dan tersusun rapi dapat menjadi referensi yang penting di masa mendatang, baik untuk kebutuhan audit, evaluasi kinerja tim inventaris, maupun pengambilan keputusan terkait pengadaan barang.
Di samping itu, laporan stok dapat disimpan dalam format seperti dokumen digital (Excel atau Google Sheets) yang dapat diakses dengan mudah dan dibagikan ke tim terkait atau dalam bentuk cetak untuk arsip fisik.
Untuk menjaga ketersediaan barang dan memastikan operasional bisnis berjalan dengan lancar, maka Sobat Folio perlu membuat laporan stok barang baik itu dengan format Microsoft Excel atau menggunakan aplikasi manajemen stok. Untuk mengetahui bagaimana contoh laporan stok barang, baca artikel ini, yuk: Contoh Laporan Stok Barang dengan Format Excel dan Aplikasi Kasir.
Dalam dunia bisnis, terutama bagi usaha kecil dan menengah (UMKM) pengelolaan stok barang sangatlah penting. Dengan begitu adanya buku stok barang akan
Buku stok barang adalah dokumen yang digunakan untuk memantau keluar dan masuknya barang dari tempat penyimpanan. Disarankan untuk setiap usaha memiliki buku ini untuk memastikan ketersediaan barang selalu ada, sehingga Sobat Folio
Saat menjalankan usaha, sangat penting untuk mengetahui jumlah stok setiap barang. Dengan menggunakan kartu stok barang, Sobat Folio sebagai pemilik usaha dapat dengan mudah memantau pergerakan stok.
