Kegunaan dan Cara Membuat Kartu Stok Barang

Kartu stok barang adalah catatan untuk mengawasi pengeluaran dan pemasukan tiap – tiap barang secara detail. Artinya, pencatatan dilakukan untuk masing – masing barang secara terpisah, dan bukan secara keseluruhan, misalnya untuk buku, pena, dan tas saja.

Sobat Folio dapat menggunakan kartu persediaan barang ini untuk mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Yuk, cari tahu kegunaan dan cara membuat kartu stok barang di sini.

Pengertian Kartu Stok Barang

Kartu stok barang atau bin card atau stock card adalah kartu yang berbentuk fisik atau digital yang berfungsi sebagai catatan mutasi barang di toko. 

Setiap jenis barang memiliki kartu stoknya masing – masing yang mencatat informasi penting seperti jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan saldo stok yang tersisa.

Jadi, apa bedanya dengan buku stok barang? Buku stok barang berguna untuk mencatat seluruh barang yang ada di toko dalam satu buku besar. Sedangkan, kartu stok barang lebih fokus untuk mencatat setiap jenis barang. Maksudnya, setiap barang memiliki kartu stok tersendiri.

Sementara buku stok barang dapat menampung semua jenis barang ke dalam satu tempat. Simak lebih lanjut untuk mengetahui buku stok barang di sini: Apa itu Buku Stok Barang dan Fungsinya Bagi Usaha.

Disarankan untuk setiap usaha, terutama bagi usaha kecil dan menengah menggunakan kartu stok untuk mengelola manajemen inventaris secara efektif.

Kegunaan Kartu Stok Barang

Mempercepat pengecekan stok harian

Informasi yang tersedia dan tercatat di kartu persediaan barang mempercepat Sobat Folio untuk mengetahui jumlah barang tanpa perlu melakukan perhitungan fisik, sehingga Sobat Folio dapat menghemat waktu dan tenaga, terutama jika volume barang yang dikelola cukup besar.

Mengurangi kesalahan dalam pemesanan barang

Dengan kartu stok, Sobat Folio dapat melihat lebih jelas jenis barang apa yang perlu dipesan dan berapa banyak yang harus di restock karena informasi jumlah stok selalu ter-update. Selain itu, adanya data tentang jumlah maximum dan minimum stok juga membantu dalam mengambil keputusan untuk membeli barang kembali.

Mempermudah pembuatan laporan persediaan

Sebagai pemilik usaha, Sobat Folio pasti ingin mengetahui laporan stok barang tiap bulan, bukan? Nah, karena setiap transaksi keluar dan masuknya barang tercatat dengan rapi di kartu stok, maka staf atau pegawai dapat dengan mudah dan cepat dalam menyusun laporan persediaan bulanan.

Isi dalam Kartu Stok Barang

Terdapat beberapa informasi yang harus diisi secara berkala dalam buku stok barang, seperti:

• Nama barang: nama dari item barang yang didata
• Kode barang: kode unik dari item barang yang didata
• Minimum stok: Batas stok minimum yang harus ada di gudang
• Maximum stok: Batas stok maksimal yang harus ada di gudang
• Satuan barang: satuan untuk menghitung stok (pcs, liter, kg, karton, pak, pcs)
• Lokasi: lokasi atau gudang tempat barang disimpan
• Tanggal transaksi: mencatat kapan barang masuk dan keluar.
• Jumlah barang masuk dan keluar: jumlah barang yang diterima (barang masuk) dan jumlah barang yang terjual (barang keluar). Setiap terjadinya transaksi, pastikan data ini selalu diperbaharui.
• Sisa saldo: banyaknya barang yang masih ada di gudang.
• Keterangan: mencatat informasi tambahan.
• Penanggung jawab: petugas atau pegawai yang bertanggung jawab atas pencatatan tersebut

Cara Membuat Kartu Stok Barang

Membuat kartu stok barang sebenarnya cukup mudah dan dapat Sobat Folio lakukan secara manual dengan Microsoft Excel, Microsoft Word atau dengan bantuan software yang menyediakan fitur stok barang.

Ini adalah langkah – langkah untuk membuat kartu stok secara manual (cetak) dengan Word atau Excel.

Tentukan informasi yang ingin dibuat

Langkah pertama adalah menentukan informasi apa yang ingin dimuat dalam kartu stok barang tersebut.

Sebenarnya, Sobat Folio dapat menentukan sendiri isi dari kartu stok tersebut sesuai kebutuhan  selama informasinya dapat berfungsi sebagaimana mestinya, atau Sobat Folio dapat menggunakan format isi seperti contoh di atas.

Desain format kartu stok

Sama halnya dengan isi, format kartu stok juga dapat Sobat Folio buat sesuai keinginan baik itu di kertas atau menggunakan software Microsoft word atau spreadsheet seperti Excel dan Google Sheets.

Desain kartu stok bisa berupa tabel yang disusun dalam kolom – kolom dengan kategori yang sudah ditentukan, seperti kolom untuk tanggal, jumlah barang masuk dan keluar, deskripsi, dan saldo akhir stok.

Cetak kartu stok barang

Setelah desain selesai, Sobat Folio dapat langsung mencetaknya. Cetaklah dengan ukuran sesuai kebutuhan diusahakan jangan terlalu kecil dan tidak kebesaran pula, yang terpenting informasi dapat terlebih jelas oleh pihak yang berwenang.

Letakkan kartu stok sesuai dengan item barang

Setelah kartu stok barang sudah tercetak, langkah terakhir adalah menempatkan kartu stok tersebut di lokasi yang sesuai dengan item barang. Letakkanlah kartu tersebut di dekat rak atau area penyimpanan barang yang bersangkutan agar pegawai dapat dengan mudah melakukan pencatatan.

Setelah Sobat Folio memahami cara membuat kartu persediaan barang, maka langkah selanjutnya adalah mengisi kartu stok barang tersebut. Dengan begitu, Sobat Folio dapat memantau pergerakan stok barang dengan lebih jelas. Yuk, baca artikel tentang cara mengisi kartu persediaan barang di sini: Cara Mengisi Kartu Stok Barang Untuk Kelancaran Bisnis.